隨著我國檔案事業(yè)，社會管理和城市建設(shè)的不斷發(fā)展,城建檔案、綜合檔案、圖書資料等品種和數(shù)量越來越多。如何實現(xiàn)庫房檔案高密度存放、有效管理和便捷利用,是現(xiàn)代檔案建設(shè)所面臨的一個迫切需要解決的問題。目前我國大多數(shù)檔案館存在的一個主要問題是檔案服務(wù)能力和管理水平相對低,表現(xiàn)在:檔案庫空間利用效率低,檔案存儲密度不高;檔案存取工作強度大,調(diào)用容易出錯;檔案架體不易通風(fēng)、不易散熱,不利于檔案的長期存放;檔案查找、檢索、定位和統(tǒng)計等手段落后,費時又費事。

　　為了實現(xiàn)以法治檔、規(guī)范管檔、科技興檔和服務(wù)民生,使我國的檔案館成為真正的資源寶庫和高效利用的公共服務(wù)場所,就必須利用現(xiàn)代化信息管理和高科技手段。密集柜網(wǎng)絡(luò)控制和檔案數(shù)據(jù)庫管理系統(tǒng)是集計算機(jī)、網(wǎng)絡(luò)、數(shù)據(jù)庫管理和自動化控制技術(shù)于一體的現(xiàn)代化檔案館建設(shè)的一項新技術(shù)。它提供了一整套檔案智能手電動密集柜架體、密集柜自動控制程序和檔案網(wǎng)絡(luò)數(shù)據(jù)庫管理程序。它采用一列緊挨一列的智能密集柜方式,充分利用了檔案庫房空間,檔案存放密度比傳統(tǒng)方式提高三倍以上;采用微處理器和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)自動控制技術(shù),對密集柜架體的移動實現(xiàn)自動化控制。
　　一體化管理系統(tǒng)是對檔案管理、溫濕度控制、門禁管理、視頻、防盜報警、漏水監(jiān)測、新風(fēng)凈化等設(shè)備狀態(tài)進(jìn)行統(tǒng)一管理。各子系統(tǒng)的數(shù)據(jù)采集、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)分析處理、報警、查詢、報表及部分子系統(tǒng)的設(shè)置等功能全部通過環(huán)境平臺實現(xiàn)。圖形化顯示，支持庫房電子地圖功能，對庫房所有運行設(shè)備顯示運行狀態(tài)及控制。一體化管理系統(tǒng)各功能具備準(zhǔn)確性、一致性、易理解性、可操作性等方面要求。